Ce document est rédigé en français ; la version française fait foi.

NEW HERE

Charte droit à l’image

Applicable aux événements New Here et aux contenus publiés sur l’Application

Version 2.1 — En vigueur au 17 octobre 2026

Préambule

New Here photographie et filme certains de ses événements afin de rendre compte de son activité, de faire connaître ses rencontres et de donner aux nouveaux arrivants une idée juste de ce qui les attend.

Cette pratique est encadrée par l’article 9 du Code civil, qui protège le droit de chacun sur son image, et par le RGPD, une image permettant d’identifier une personne constituant une donnée personnelle.

La présente charte décrit deux régimes distincts, selon la nature de l’image et l’usage qui en est fait.

Article 1 — Champ d’application

La présente charte s’applique :

• aux captations réalisées lors des événements organisés par New Here ;
• aux images publiées par New Here sur l’Application, le site newhere.fr, ses newsletters, ses réseaux sociaux et ses supports de présentation.

Elle ne s’applique pas aux images captées par des Partenaires lors de leurs propres événements, qui relèvent de leur responsabilité et de leur propre politique.

Article 2 — Régime 1 : vues d’ensemble et images d’ambiance

2.1 Définition

Relèvent de ce régime les photographies et vidéos représentant l’événement dans son ensemble : vues de salle, plans larges, scènes de groupe, ambiance générale. Aucune personne n’y est le sujet principal du cadrage.

2.2 Base juridique

Ces images sont réalisées et diffusées sur le fondement de l’intérêt légitime de New Here à rendre compte de son activité, conformément à l’article 6.1.f du RGPD.

2.3 Information préalable

Les participants sont informés de la présence d’un photographe ou d’un opérateur vidéo :

• par une mention sur la page de l’événement et dans l’email de confirmation d’inscription ;
• par un affichage visible à l’entrée du lieu ;
• par une annonce orale au début de l’événement.

2.4 Droit d’opposition

Tout participant peut s’opposer à figurer sur ces images, sans avoir à justifier d’un motif. Il lui suffit :

• d’en informer New Here par email à contact@newhere.fr avant l’événement ; ou
• de le signaler à l’accueil à son arrivée, où un signe distinctif discret lui est remis (autocollant ou bracelet de couleur) permettant à l’équipe de captation de l’identifier ; ou
• de le signaler à tout moment pendant l’événement.

Les personnes s’étant opposées sont écartées du cadrage. Si une image les fait néanmoins apparaître, elle n’est pas diffusée ou fait l’objet d’un floutage avant diffusion.

2.5 Usages autorisés

Les images relevant de ce régime peuvent être diffusées sur les supports de communication non commerciale de New Here : Application, site internet, newsletters, réseaux sociaux, présentations institutionnelles, dossiers de presse.

Elles ne peuvent faire l’objet d’aucune exploitation publicitaire payante ni d’aucune cession à un tiers sans le consentement des personnes identifiables, recueilli dans les conditions de l’article 3.3.

Article 3 — Régime 2 : portraits, gros plans et usages promotionnels

3.1 Définition

Relèvent de ce régime :

• les portraits et gros plans dans lesquels une personne est identifiable et constitue le sujet de l’image ;
• les interviews, témoignages et prises de parole filmées ;
• toute image destinée à une campagne publicitaire, à une affiche, à une publication sponsorisée ou à un support commercial ;
• toute image accompagnée du nom ou du prénom de la personne représentée.

3.2 Consentement recueilli à l’inscription

Ces images ne peuvent être diffusées qu’avec le consentement préalable, libre, spécifique et éclairé de la personne concernée.

Ce consentement est recueilli lors de l’inscription à l’événement, au moyen d’une case à cocher distincte et non pré-cochée. Aucune signature manuscrite ni aucun formulaire papier n’est requis : la loi n’impose aucune forme particulière, et la case cochée, horodatée et conservée, constitue un écrit au sens de l’article 1366 du Code civil.

La case est facultative : la refuser n’empêche pas de s’inscrire ni de participer.

L’absence d’opposition ne vaut pas consentement. La simple participation à l’événement ne suffit pas pour ces usages.

3.3 Libellé de la case

Pour être valable, la case doit être spécifique. Le libellé identifie donc l’événement concerné, les supports, le territoire et la faculté de retrait. Libellé type :

☐ J’autorise New Here à me photographier ou me filmer pendant [nom de l’événement, date], y compris en portrait, et à diffuser ces images sur son application, son site, ses newsletters, ses réseaux sociaux et ses supports de présentation, dans le monde entier et sans limitation de durée. Je peux retirer cette autorisation à tout moment en écrivant à contact@newhere.fr, ce qui met fin à toute nouvelle diffusion. (facultatif)

Une seconde case, également facultative, est proposée lorsque New Here souhaite pouvoir utiliser l’image dans une publication sponsorisée ou une campagne publicitaire payante :

☐ J’autorise également l’utilisation de mon image dans des publications sponsorisées ou des campagnes publicitaires payantes de New Here, pendant une durée de trois (3) ans à compter de l’événement. (facultatif)

À défaut de cette seconde case, aucune exploitation publicitaire payante n’est possible.

Pourquoi une autorisation sans limitation de durée est valable ici — Aucun texte n’impose de durée maximale. La seule limite est la prohibition des engagements perpétuels : une autorisation sans terme n’est pas nulle, mais s’analyse comme un engagement à durée indéterminée, que chaque partie peut résilier. C’est précisément ce que prévoit la présente charte, en reconnaissant à la personne un droit de retrait permanent. Deux conditions doivent être réunies, et le libellé ci-dessus les remplit : les images doivent être identifiables — celles captées lors d’un événement nommé et daté — et les supports, le territoire et le contexte doivent être stipulés de façon suffisamment claire.

Conservation de la preuve : New Here conserve pour chaque consentement la date et l’heure, le libellé exact affiché, sa version et l’identifiant de la personne. Cette trace est ce qui rend le consentement opposable.

3.3 bis Cas nécessitant un document distinct

Un document signé, au format papier ou électronique, demeure nécessaire dans deux cas seulement :

• mineurs (article 4) ;
• séance dédiée au cours de laquelle une personne pose comme modèle pour une campagne identifiée, avec mention de son nom.

Le formulaire de l’annexe 1 est réservé à ces deux situations.

3.4 Retrait

La personne peut retirer son consentement à tout moment, sans motif et sans frais, par email à contact@newhere.fr ou depuis son espace personnel. Ce droit de retrait permanent est la contrepartie de l’absence de durée prédéfinie ; il ne peut être ni limité, ni soumis à condition.

Le retrait produit les effets suivants :

• arrêt immédiat de toute nouvelle diffusion ;
• retrait de l’image des supports numériques de New Here — application, site, newsletters, réseaux sociaux — dans un délai de quinze (15) jours ;
• pour les supports imprimés déjà diffusés et les reprises effectuées par des tiers, obligation de moyens : New Here cesse toute nouvelle diffusion, ne réimprime pas et sollicite le retrait auprès des tiers identifiés ;
• les fichiers sources sont supprimés, sauf obligation légale de conservation.

Réserve de dignité — Indépendamment de toute autorisation, aucune image n’est utilisée dans un contexte portant atteinte à la dignité, à la réputation ou à la vie privée de la personne représentée. Cette réserve s’applique même si les deux cases ont été cochées.

Article 4 — Mineurs

L’Application est réservée aux personnes majeures. Un mineur peut toutefois participer à un événement avec un billet acheté par un adulte qui l’accompagne.

Aucune image identifiant un mineur n’est captée ni diffusée sans autorisation préalable des titulaires de l’autorité parentale, quel que soit le régime applicable. Cette autorisation est recueillie au moyen du formulaire de l’annexe 1, l’adulte accompagnant devant justifier de sa qualité s’il n’est pas titulaire de l’autorité parentale.

Article 5 — Images publiées par les Utilisateurs

L’Utilisateur qui publie une photographie sur l’Application garantit :

• disposer des droits sur cette image ;
• avoir recueilli l’accord des personnes identifiables qui y figurent ;
• ne publier aucune image de mineur sans l’autorisation des titulaires de l’autorité parentale.

Toute personne s’estimant lésée par une image publiée sur l’Application peut en demander le retrait à contact@newhere.fr. New Here procède au retrait sans délai des images manifestement attentatoires, sans préjudice de l’examen au fond.

Article 6 — Conservation et sécurité

Les fichiers sources sont conservés tant que l’autorisation n’est pas retirée et que leur usage reste conforme aux finalités de la présente charte. Les fichiers relatifs à des personnes n’ayant pas donné d’autorisation, ou s’y étant opposées, sont supprimés dans les trente (30) jours suivant l’événement.

Les consentements — cases cochées horodatées et formulaires signés — sont conservés pendant toute la durée de l’autorisation et cinq (5) ans après son retrait ou son expiration, afin de pouvoir en justifier.

Les images sont stockées sur des espaces à accès restreint, réservés aux personnes habilitées.

Article 7 — Exercice des droits

Toute personne peut demander l’accès aux images la concernant, leur rectification, leur effacement, ou s’opposer à leur diffusion, à l’adresse contact@newhere.fr, objet « Droit à l’image ».

New Here répond dans un délai d’un (1) mois. En cas de désaccord, une réclamation peut être adressée à la CNIL (www.cnil.fr).

ANNEXE 1 — Formulaire d’autorisation (cas particuliers)

Réservé aux deux situations de l’article 3.3 bis : mineurs, et séance dédiée pour une campagne identifiée. Pour tous les autres cas, la case à cocher de l’inscription suffit. Un exemplaire est remis à la personne.

Je soussigné(e)

Nom : ………………………………………….. Prénom : …………………………………………..

Né(e) le : …….. / …….. / …………….

Adresse : ……………………………………………………………………………………………………..

Email : ……………………………………………………………………………………………………

autorise NEW HERE SAS, 250 rue Maryam Mirzakhani – Bâtiment TERRA, 34000 Montpellier, à me photographier et/ou à me filmer à l’occasion de :

Événement : ………………………………………….. Date : …….. / …….. / …………….

et à diffuser les images ainsi réalisées dans les conditions suivantes :

Supports autorisés (cocher les cases souhaitées)

☐ Application et site internet New Here ☐ Newsletters New Here ☐ Réseaux sociaux New Here (Instagram, LinkedIn, Facebook, TikTok, YouTube) ☐ Supports imprimés (affiches, flyers, kakémonos, dossiers de presse) ☐ Publications sponsorisées et campagnes publicitaires payantes ☐ Présentations institutionnelles et documents destinés à des partenaires ou financeurs

Territoire : ☐ France ☐ Union européenne ☐ Monde entier

Durée de l’autorisation : ☐ sans limitation de durée, révocable à tout moment ☐ 3 ans ☐ 5 ans, à compter de la date de signature

Mention de mon nom ou prénom associé à l’image : ☐ Oui ☐ Non

Contrepartie : la présente autorisation est consentie à titre gratuit. ☐ (cocher pour accepter)

Je suis informé(e) que :

• je peux retirer cette autorisation à tout moment, sans motif, en écrivant à contact@newhere.fr, le retrait prenant effet sous quinze (15) jours pour les supports numériques de New Here ;
• les images ne seront ni cédées ni vendues à des tiers sans mon accord ;
• les images ne seront utilisées dans aucun contexte portant atteinte à ma réputation, à ma dignité ou à ma vie privée ;
• je dispose de droits d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition sur ces données, exerçables à la même adresse ;
• la Charte droit à l’image et la Politique de confidentialité de New Here sont accessibles sur l’Application.

Fait à ………………………………………….., le …….. / …….. / …………….

Signature :

(Si la personne est mineure : signature des deux titulaires de l’autorité parentale, avec mention « Lu et approuvé », et copie d’une pièce d’identité du ou des signataires.)

ANNEXE 2 — Affichage à apposer à l’entrée des événements

Format recommandé : A4 minimum, placé à hauteur de regard, à l’entrée et à proximité de l’accueil. Version bilingue.

📷 Cet événement est photographié

Des photographies et vidéos sont réalisées pendant cet événement, afin de rendre compte de nos rencontres sur notre application, notre site et nos réseaux sociaux.

Vous ne souhaitez pas apparaître ? Signalez-le à l’accueil. Nous vous remettrons un autocollant discret, et notre équipe veillera à ne pas vous photographier.

Vous pouvez aussi nous écrire à tout moment à contact@newhere.fr pour demander le retrait d’une image.

Responsable : NEW HERE SAS — 250 rue Maryam Mirzakhani – Bâtiment TERRA, 34000 Montpellier. Charte droit à l’image et politique de confidentialité disponibles sur app.newhere.fr.

📷 This event is being photographed

Photos and videos are taken during this event to share our gatherings on our app, website and social media.

Would you rather not appear? Let us know at the welcome desk. We will give you a discreet sticker, and our team will make sure not to photograph you.

You can also write to us at any time at contact@newhere.fr to request the removal of an image.

Data controller: NEW HERE SAS — 250 rue Maryam Mirzakhani – Bâtiment TERRA, 34000 Montpellier. Image rights charter and privacy policy available at app.newhere.fr.

NEW HERE SAS — 250 rue Maryam Mirzakhani – Bâtiment TERRA, 34000 Montpellier — contact@newhere.fr — www.newhere.fr